Mengurus Hal yang Bisa Diurus

Posisi manajer kelas menengah memang sering terjepit. Dari atasan ada bahasa ‘instruksional’. Bahasa memerintah, optimis, dan melambung tinggi. Dari bawahan selalu ada bahasa ‘argumentatif’. Bahasa alasan, pesimis, penuh keberatan dan keluhan.

Posisi bumper ini membuat posisi manajer menengah menjadi posisi yang sulit dan makan hati. Ia harus bisa menerjemahkan bahasa instruksi dari atasan ke bawahan sedemikian hingga bawahan merasa ‘senang’ dengan instruksi itu. Sekaligus menerjemahkan keluhan bawahan ke atasan dengan bahasa yang sesuai, sehingga atasan tidak tersinggung dan melakukan sesuatu untuk memperbaiki situasi. Sulit kan?

Stephen R. Covey memperkenalkan sebuah istilah hebat yaitu ‘lingkar pengaruh’. Setiap orang punya lingkar pengaruh. Segala sesuatu yang ada di dalam lingkar pengaruh, dapat ia kontrol dan ia ubah. Misalnya: bagi seorang ayah, hal yang ada dalam lingkar pengaruh adalah istri, anak, pengeluaran, kapan bangun pagi, kapan tidur malam, dan seterusnya.

Sedangkan hal yang di luar pengaruh (disebut lingkar kepedulian), adalah hal yang tidak bisa dikontrol. Misalnya: bagi seorang ayah, di luar pengaruh seperti atasannya di kantor, kurs dolar yang turun naik, siapa orang tuanya, suku apa dia dilahirkan, dan seterusnya.

Orang yang efektif adalah orang yang tahu bahwa ia memperhatikan apakah hal yang ia tangani berada di dalam atau luar lingkar pengaruhnya. Bila di luar pengaruhnya, ia tidak akan ngotot untuk mengurusnya. Tapi di sisi lain, ia akan berusaha semakin lama semakin memperbesar lingkar pengaruhnya.

Ada sebuah cerita yang diceritakan oleh Stephen R. Covey dalam salah satu video seminarnya. Sangat bagus untuk dipelajari. Saya transkripkan untuk Anda.

Ada seorang pemimpin organisasi besar yang dikenal oleh Stephen Covey. CEO ini sangat dinamis, visioner. Sangat berbakat dan cerdas, serta berpandangan jauh ke depan. Ia bisa mengatasi berbagai masalah yang ada di dunia luar.

Tetapi gaya kepemimpinannya sangat mengatur dan diktator. Setiap orang di sekitarnya akan merasa jadi pesuruh. Seolah mereka tak bisa mengambil keputusan sendiri. Lakukan ini, lakukan itu, kerjakan ini, kerjakan itu.

Bawahan ini biasanya berkumpul di kantin, membicarakan keburukan sang pemimpin. Mereka bertukar cerita terbaru. 

“Dengar, saya sedang mengerjakan sesuatu, si dia datang ke departemen kami, memberikan saran aneh, dan mengacaukan segalanya.”

“Kamu pikir cuma itu? Coba dengar yang ini. Bla bla bla...”

“Hei, bagaimana kalau kita makan bersama dan membicarakan itu. Itu akan menyenangkan.”

Hal itu menyenangkan karena seolah membentuk persamaan yang menyatukan Anda. Memiliki musuh bersama.

Orang konstruksi punya istilah 'bad mud'. Artinya campuran lumpur yang buruk. Jika bahan dasar batu-bata jelek, maka begitu ditekan akan patah. Hal yang sama terjadi dengan "bad mouth". Itu adalah "bad mud". Suatu saat tampaknya seperti menyatukan Anda, tapi bila ada tekanan dalam hubungan itu, maka hubungan akan rusak.

Ada satu orang namanya Ben. Dia proaktif. Hidupnya tidak ditentukan oleh kelemahan sang pemimpin. Dia sadar akan hal itu.

Tapi hal itu ada di luar kontrolnya. Di luar lingkarpengaruhnya. Jadi ia banyak tersenyum. Dia tidak membuat dirinya lemah. Dipakainya kekuatannya untuk menutupi kelemahan Sang CEO, di dalam kontrolnya, yaitu terhadap bawahannya. Ia sangat kuat, cerdas, berani, dan tabah.

Ia berusaha mencapai dan memahami hal yang menjadi kekuatan Sang Pemimpin. Sehingga di areanya, kekuatan Sang Pemimpin muncul, dan kekuatannya sendiri dipakai untuk mengatasi kelemahan Sang Pemimpin.

Dia melakukan banyak inisiatif. Dia juga diperlakukan sebagai pesuruh. Lakukan ini, lakukan itu. Tapi dia pesuruh yang terbaik. Dia tidak saja mencari data, tapi juga mengantisipasi kebutuhan. Sang CEO pun senang membawanya hadir di rapat direksi.

Ia memberi data, analisis, dan rekomendasi berdasar analisis itu. Ia susun langsung dalam bentuk file presentasi.

Sang Pemimpin berkata, "Luar biasa si Ben ini. Mengagumkan. Lihat apa yang dilakukannya. Saya minta dia melakukan ini, dia mengantisipasi kebutuhan saya. Dia menganalisisnya, mengembangkan beberapa alternatif, lalu dia sarankan satu, dan saya tinggal menyampaikannya ke dewan direksi. Saya pikir saya akan percayakan beberapa proyek padanya.”

Rapat berikutnya, pemimpin berkata pada yang lain, "lakukan ini, lakukan itu, lakukan ini, lakukan itu." ketika sampai pada  Ben, CEO itu bertanya, "Ben, bagaimana menurutmu?"

Apa yang akan dibicarakan orang lain di kantin menurut Anda? Orang reaktif selalu mencari alasan.

“O, sudah mulai ada pilih kasih di antara kita.”

Tapi, Ben memperlakukan mereka sama seperti pelayanannya pada sang Pemimpin. Dalam waktu empat tahun, Ben naik jadi orang nomor dua di organisasi itu. Lingkar pengaruhnya semakin membesar. Bahkan pemimpin tidak akan mengambil keputusan penting tanpa persetujuan Ben.

Ben memahami budaya sekelilingnya. Sehingga kelemahan gaya sang pemimpin, ditutupi oleh kekuatannya dalam memahami sekitarnya, sehingga pertimbangan dan keputusan pemimpin dan cara mewujudkan visinya semakin diperkuat. Luar biasa.

Sumber Transkrip dari Video Stephen R. Covey

Hai Pemimpin, Menghilanglah!

Begitu banyak ilmu leadership bertebaran. Sampai-sampai semua tips dan trik menjadi pemimpin yang baik, kadang saling bertentangan. Simpang siur. Artikel ini mencoba membahas salah satu mitos yang sering diyakini oleh pemimpin. Mitos ini muncul karena banyak cerita sukses pemimpin yang mengandung resep mitos tersebut. Padahal perlu dikaji dan ‘liat-liat sikon’ dulu sebelum diterapkan dengan teguh. Inilah salah satu mitos itu.

Selalu Ada vs Menghilang

Banyak literatur dan kisah sukses pemimpin menceritakan bahwa sang pemimpin harus selalu ada setiap saat. Ia ada dimana-mana. selalu ada bagi bawahannya. Semakin sering ia muncul semakin hebatlah pemimpin ini.

David Freemantle (2004), menyatakan bahwa memang setiap pemimpin perlu memberi top priority pada orang-orangnya dan menyediakan waktunya buat mereka. Mereka perlu ada pada saat bawahan membutuhkan. Tapi ini tidak berarti pemimpin harus ada secara fisik setiap saat. 

Jika pemimpin ingin memberi kebebasan penuh, menumbuhkan kreativitas, serta memupuk keberanian dalam pengambilan keputusan, pemimpin perlu menghilang dan pergi jauh secara berkala. Saat seorang pemimpin menghilang selama beberapa jam atau beberapa hari dari kantor, efeknya bisa ajaib, lho...

Sinyal Ketidakpercayaan

Hadir setiap saat, bisa memberi sinyal bahwa Anda sedang mengawasi. Anda sedang menunjukkan bahwa Anda tidak mempercayai mereka. Padahal dasar dari hubungan yang hebat adalah trust. Hal itu juga menandakan bahwa Anda kurang mampu mengembangkan bawahan sehingga perlu menunggui mereka, agar pekerjaan mereka beres.

Banyak pemimpin tanpa sadar men-demotivasi bawahan dengan berada setiap waktu di sekeliling bawahannya. Ibaratnya seperti pengawas di penjara yang selalu menyerap energi bawahannya, menimbulkan kecemasan, nervous, dan akhirnya karyawan Anda benar-benar melakukan kesalahan. Dengan berada setiap saat, kadang pemimpin merasa melakukan hal berguna, padahal menghambat pekerjaan bawahan. Misalnya dengan menanyakan informasi tidak relevan, gak penting, dan perlu waktu bagi bawahan untuk mencari jawabannya.

Apakah anda pemimpin yang seperti itu? Cara mengeceknya mudah. Pada jam istirahat, cobalah untuk mendekati kumpulan bawahan Anda. Jika sikap mereka berubah, tadinya tertawa, terus jadi diam gara-gara Anda datang, itu tandanya mereka terintimidasi dengan kehadiran Anda.

Salah satu hak istimewa pemimpin adalah ia punya kebebasan untuk menjauh dan meninggalkan tim untuk bekerja dengan bebas. Kebanyakan orang akan menghela napas lega, merasa lebih santai, lebih liberated, dan kreatif ketika bos tidak ada. 

Jika Anda tidak hadir persis pada saat keputusan harus diambil, ini juga baik. Hal itu akan memaksa tim Anda untuk membuat keputusan. Ini pembelajaran sesungguhnya. Karena ketika Anda hadir selalu ada kecenderungan alami bagi orang untuk merujuk pada keputusan Anda.

Carilah Alasan

Jadi untuk memotivasi tim, Anda perlu mencari alasan untuk absen. Di sinilah kreativitas dan imajinasi anda diuji. Ada ratusan peluang yang dapat Anda pakai untuk menghilang sekaligus meningkatkan kualitas diri Anda. 

Misalnya saja mengikuti program pelatihan level atas, melakukan kunjungan ke kantor-kantor cabang/anak/induk perusahaan, atau mengambil penugasan audit internal. Atau bisa juga acara pribadi seperti pergi cuti rekreasi untuk waktu yang lama. Sekedar duduk di luar kantor (tapi tidak di taman atau di pantai) juga bisa. Ambil waktu juga untuk melakukan kegiatan amal, melakukan mistery shopping/mistery guest ke kompetitor, atau mengambil cuti untuk belajar.

Ketika Anda pergi, penting juga untuk meminta bawahan agar tidak menelepon Anda kecuali dalam keadaan sangat darurat. Pergi berarti Anda berada di luar jangkauan pendengaran, email, dan penglihatan. Anda akan mengalahkan keefektifan seluruh metode pelatihan bawahan lainnya dengan teknik ini.

Pastikan bahwa Anda secara berkala membebaskan diri dari tempat kerja. Rencanakan sekarang, dan lakukan segera. Kalau perlu lakukan besok. (dhw)

Leadership and Parenting, Same Purpose Same Skill

Seorang anak usia 9 tahunan, sudah cukup besar, menangis sambil berteriak-teriak meminta dibelikan tab merk terkenal pada orang tuanya di tengah pertokoan. Ia menangis, berguling-guling di lantai, sengaja membuat semua orang melihat. Orang tuanya tampak berusaha membujuk. Memberi merk yang lebih murah. Namun, anak itu telah belajar, bila ingin sesuatu... menangislah. Semakin keras, semakin terpenuhi. Orang tua tampak bingung, malu pada tatapan banyak orang, dan akhirnya segera mengabulkan permintaan anaknya.

Di lain tempat, seorang anak perempuan diam-diam membuka situs porno di laptopnya. Orang tuanya memberi setumpuk besar larangan, dengan sejumlah pengawasan ketat. Toh, si anak tetap dapat sembunyi-sembunyi melanggarnya.

Di tempat berbeda lagi, seorang anak perempuan dan orang tuanya berdialog tentang kapan ia mulai boleh berpacaran. Mereka beradu argumen, bertukar pikiran, namun dalam suasana yang bersahabat dan solutif. 

Ketiga kasus dramatis di atas menunjukkan tipe pola asuh yang berbeda antara orang tua satu dan lainnya. Bila ingin dikategorikan, mungkin bisa masuk dalam penggolongan paling mudah yaitu permisif, diktator, dan demokratis.

Dalam skala yang berbeda, kasus serupa bisa terjadi dalam dunia kerja. Pemeran anak adalah bawahan, sedangkan orang tua adalah atasan. Leader dan orang tua punya tugas yang mirip. Tujuannya pun sama. Untuk itu dibutuhkan skill set yang mirip pula.

Keberhasilan seorang leader adalah saat orang-orang di bawahnya bertumbuh dalam pengasuhannya. Maka pemimpin yang terintegrasi (integrated leader) adalah seperti orang tua. Dalam parenting, tugas orang tua adalah mengasuh anak, menetapkan batas, memberi bimbingan dan dukungan, mengklarifikasi harapan dan tanggung jawab, memungkinkan mereka untuk membuat kesalahan, dan membuat mereka bertanggung jawab.

"Sukses" Anda sebagai orangtua ditentukan oleh kemampuan Anda untuk membantu anak-anak Anda tumbuh baik secara intelektual maupun emosional. Anak menjadi orang yang bertanggung jawab, produktif, dewasa, dan penuh kasih. Keberhasilan sebagai pemimpin dalam dunia bisnis juga terkait dengan kemampuan untuk membantu bawahan berkembang menjadi pribadi yang puas, termotivasi, bertanggung jawab, menjadi seniman yang produktif.

Pemimpin perlu memberi bimbingan dan dukungan dan kontribusi pada pertumbuhan dan perkembangan orang lain. Kekuatan untuk ini bukan datang dari keinginan pemimpin untuk menjadi "lebih" orang lain, tapi menginginkan orang lain lebih hebat dari Anda sebagai pemimpinnya. Bawahan akan hidup di masa depan, menghadapi tantangan yang semakin sulit. Karena itu, seperti halnya setiap orang tua ingin anaknya menjadi lebih hebat darinya, pemimpin semestinya menginginkan hal yang sama.

Sebagai pemimpin, Anda perlu memiliki mentalitas membantu bawahan. Inilah inti dari servant leadership. Bukan menjadi pembantu dari bawahan, tapi memenuhi kebutuhan emosional bawahan. Kepemimpinan adalah kemampuan untuk mengintegrasikan kebutuhan bawahan dengan kebutuhan Anda sendiri. Mereka bahagia, anda bahagia. Mereka membutuhkan Anda dan Anda membutuhkan mereka.

Sebagai pemimpin, Anda juga bertanggung jawab untuk kesejahteraan mereka dan pembangunan kehidupan fisik, emosional, dan spiritual mereka. Keberhasilan mereka mencerminkan kesuksesan Anda. Anda tidak akan berhasil tanpa mereka, dan mereka tidak akan berhasil tanpa Anda. (dhw)

Reference: Coaching Yourself to Leadership, Five Key Strategies for Becoming an Integrated Leader. Ginny O’Brien. 2006. HRD Press, Inc. Amherst, Massachusetts.

Hal Kecil yang Memanusiakan Bawahan

Baru bersih-bersih data di laptop, nemu ebook ini. Buku ini berjudul "The Biz; 50 Little things that make a big difference to team motivation and leadership" karya David Freemantle, terbitan Nicholas Brealey Publishing, London 2004. Saya temukan banyak tips berharga yang dapat dilakukan para pemimpin. Langkah yang ditulis sangat praktis, mudah, tapi efeknya bisa magical dan luar biasa.

Ide utamanya sederhana. Yaitu membuat karyawan merasa bahwa ia adalah seorang manusia bagi Anda. Nguwongke -bahasa jawanya. Suasana kantor memang secara alamiah akan membuat persona menjadi impersona. Manusia menjadi bukan manusia. Sekedar objek, angka, atau nomor induk. Tidak ada orang yang ingin dianggap sebagai sekedar objek, angka, atau nomor induk. Namun tanpa disadari sebenarnya begitu banyak pemimpin yang perlakuannya demikian. Contohnya, saat pemimpin sedang memarahi bawahannya, jarang sekali ia berpikir bahwa bawahannya adalah seorang ayah dengan dua anak yang sudah dewasa, yang sebenarnya sudah tidak layak lagi dimarahi seperti anak kecil.

Kegiatan-kegiatan yang dituliskan dalam buku itu dapat membuat kantor menjadi kumpulan manusia 'lagi', bukan mesin. Dan memang, personalisasi adalah pendorong utama dalam melekatnya hubungan antar pribadi. Tips-tipsnya sebenarnya sederhana. Misalnya sesekali katakanlah sesuatu yang positif tentang gaya rambutnya. Buatlah kartu ucapan yang personal tentang hari raya yang ia rayakan, hubungkan dengan situasi yang ia alami. Misalnya: Selamat idul Fitri ya. Mohon maaf lahir batin. Turut senang mendengar bahwa papamu sudah keluar dari rumah sakit sehingga bisa ikut liburan bersama kalian. Ini jauh lebih efektif daripada tanda tangan sederhana atau kartu cetakan perusahaan yang dingin dan kering, dengan ucapan ‘template’ yang bisa di-copas dan sudah beredar dimana-mana.

Tim Waterstone, pengusaha jaringan toko buku terbesar di Inggris dengan 4500 karyawan mengatakan, "Setiap hari saya mencoba untuk menulis setidaknya enam memo untuk staf yang berbeda. Kalau saya sedang berjalan dan melihat tampilan display buku di jendela Waterstones (jaringan toko buku miliknya) yang sangat baik, maka saya tulis memo dan memujinya.” 

Hal kecil semacam ini sebenarnya sangat mudah untuk dilakukan. Namun seringkali diabaikan oleh para pemimpin. Dalam artikel ini ada beberapa tips yang akan coba saya share.

1. Menulis email spontan
Pakai peristiwa yang spontan sebagai bahan untuk menulis email kepadanya. Pastikan email itu benar-benar personal. Misalnya:

• Budi, sekedar info, tadi saya bertemu dengan klien kita Ibu Nita. Ia menanyakan kamu. Saya bangga lho, dia bisa ingat kamu.
• Marta, good luck untuk proyek di Cirebon ya. Saya yakin kamu akan berhasil.
• Saya baru saja selesai meeting dengan CEO kita, ia bilang laporan yang kamu sangat lengkap dan membantu. lho.. Keren.
• Terima kasih sudah ikut lembur sampai larut malam kemarin, saya sangat menghargainya.

2. Menulis memo pribadi

Contoh:

• Letakkan memo di meja kerjanya, yang bertuliskan, “Presentasimu tadi bagus.”
• Kirim catatan di balik kartu nama Anda, “Terima kasih atas usulmu tadi di meeting.”
• Tempelkan ‘post it’ di layar komputernya, “Saya suka dengan kerapian mejamu.”
• Lampirkan catatan personal pada artikel yang anda email kepadanya. "Waktu saya baca ini, saya ingat kamu. Saya rasa, kamu akan suka artikel ini." 

3. Menelponnya pada saat tak terduga

Contoh:

• Saat anda di perjalanan ke luar negeri, habiskan 5-10 menit untuk menelpon anggota tim Anda. Jangan membahas pekerjaan, tapi hanya untuk mengobrol.
• Menyampaikan salam untuk anak dan istri karyawan Anda, ucapkan terima kasih, karena rela suaminya lembur kemarin malam.
• Menelpon Andi dan menanyakan apakah ia menonton pertandingan bola tadi malam, dan bagaimana pendapatnya tentang gol yang terjadi.
• Menelpon Meri dan menanyakan apakah ibunya sudah sembuh dari sakit.

4. Ingatlah tanggal-tanggal yang penting bagi mereka

Contoh:

• Memastikan bahwa setiap anggota tim menerima kartu ulang tahun dengan komentar yang personal.
• Mencatat dan memberi perhatian pada tanggal dimana mereka pertama kali bergabung dengan perusahaan, kirimi kartu kecil untuk berterima kasih atas dukungan mereka selama setahun itu.
• Menciptakan hari peringatan khas setiap orang. Misalnya hari ketika Willi pertama kali mendapat klien besar. Anda perlu peka dan segera menulis di buku harian untuk bisa melakukan ini.
• Menemukan hari, saat anggota tim merayakan sesuatu yang besar (seperti sepuluh tahun menikah), dan berikan kartu khusus dengan tulisan tangan kepadanya.

Ada ribuan cara yang berbeda dan kreatif Anda dapat menggunakan email, pesan teks, catatan, panggilan telepon, atau kartu untuk memotivasi orang. Disiplinkan diri Anda untuk mengirim satu pesan yang tak terduga dan membuat satu panggilan tak terduga untuk anggota tim yang berbeda setiap hari. 

Menurut Simon Sinek (dalam buku: Start With Why), hal penting dalam membangun hubungan adalah jangan berharap untuk instan. Anda perlu mengeluarkan sumberdaya, waktu, dan energi Anda untuk membangunnya. Semakin besar pengorbanan Anda (dalam hal sumberdaya, waktu, dan energi) semakin kuat hubungan yang terbentuk. Tulisan tangan dan jabat tangan akan lebih kuat efeknya daripada email. Karena tulisan tangan perlu energi, waktu, dan sumberdaya lebih dibanding email.

Penting. Jangan sampai membuat ucapan yang rutin dan template saja. Setiap ucapan harus spontan, original, dan tak terduga. Mudah kan? Mulailah saat ini juga. (dhw)